START NU MET BESPAREN
Ruimte tekort in uw bedrijfspand? Staat het archief overal en nergens opgestapeld wegens ruimtegebrek? Stop deze ergernis nu en start met het besparen van kosten, tijd en ruimte.
Het inscannen en digitaliseren van uw archief heeft alleen maar voordelen. Kostbare ruimte komt weer beschikbaar, uw documenten zijn veiliggesteld, toegankelijk vanaf iedere gewenste locatie en efficiënt geindexeerd.
SNEL EEN OFFERTE OP MAAT
Bent u op zoek naar een betrouwbare partner voor het digitaliseren of inscannen van uw archief of (vertrouwelijke) documenten? Van particulier en MKB tot grote Multinationals.
Wij nemen de zorg voor u compleet uit handen. Of het nu gaat om uw persoonlijke documenten, die van de voetbalvereniging of van het gemeentelijk archief. Geen scanklus is voor ons te groot. Vraag snel een offerte aan!
VEILIG, VAKKUNDIG & DISCREET
Documenten, archieven en dossiers bevatten vaak (bedrijfs)gevoelige of persoonsgebonden informatie waar vertrouwelijk mee omgegaan moet worden i.v.m. privacygevoelige data.
Uw documenten worden veilig in een aparte ruimte opgeslagen. Alléén personeelsleden met een speciale badge hebben hier toegang. Medewerkers zijn gescreend, hebben geheim-houdingsplicht en het pand is beveiligd.
Waarom uw archief digitaliseren?
Sommige archieven zijn van onschatbare waarde en mogen niet verloren gaan. Andere documenten moeten juist volgens wet- en regelgeving een aantal jaar bewaard worden. Documenten, en met name papieren documenten, hebben de nare eigenschap te verouderen en worden dan juist kwetsbaar. Tekst vervaagt en papier verpulvert of breekt af. Ongunstige omgevingsfactoren zoals warmte, vocht, extreme droogte of (zon)licht, versnellen dit proces.
En dan praten we nog niet eens over de enorme schade na een calamiteit, zoals brand of waterlekkage.
Om er toch voor te zorgen dat het archief of uw documenten niet verloren gaan, is het raadzaam om het archief of uw kostbare documenten te laten digitaliseren en te vereeuwigen in één overzichtelijke database.
De vele voordelen van digitalisatie
Vaak zien bedrijven en verenigingen niet de noodzaak in van het digitaliseren van het archief of de (financiële) documenten. Daarnaast moet er ook een budget voor de digitalisatie vrijgemaakt worden. De meest gestelde vraag is dan ook: “ Wat krijg ik terug voor de gemaakte kosten voor deze digitaliseringsslag? ”.
RUIMTEBESPARING
Last van overvolle kasten of stellingen? Het bedrijfsarchief en documenten nemen meestal veel ruimte in beslag, ruimte wat vaak beter besteedt kan worden.
KOSTENBESPARING
Opslag van archieven en documenten kost ongemerkt veel geld. Soms worden archieven zelfs extern opgeslagen in units wegens ruimtegebrek en tegen zeer hoge kosten.
GEGEVENS OVERAL TOEGANKELIJK
De gedigitaliseerde bestanden kunnen op een algemene server of cloud omgeving opgeslagen worden. Hierdoor zijn de bestanden vanuit iedere locatie voor iedereen toegankelijk.
TIJDBESPARING ZOEKEN NAAR DOCUMENTEN
De zoektocht naar de juiste documenten wordt aanzienlijk verkort als deze digitaal beschikbaar zijn. Daarnaast raken er geen documenten meer zoek en gaan er minder verloren.
ÉÉN OVERZICHTELIJKE DATABASE
In het voortraject wordt in overeenstemming met u een keuze gemaakt hoe de bestanden opgeslagen moeten worden. In één overzichtelijke database met een duidelijke structuur.
DOORZOEKBAAR DOOR LETTERHERKENNING
Door het toepassen van onze OCR (Optical Character Recognition) technologie in het scanproces, is het complete archief en alle documenten geheel doorzoekbaar.
IMPLEMENTATIE IN UW EIGEN MANAGAMENT INFORMATIE SYSTEEM
Zodra het archief of uw documenten gedigitaliseerd zijn kunnen wij zorgen voor een exportbestand wat eenvoudig in uw huidige systeem geïmplementeerd kan worden.
COMPLETE DIGITALISERING ZORGT VOOR EEN EFFICIËNTERE BEDRIJFSVOERING
Complete digitalisatie zorgt ervoor dat uw handmatige verwerking van gegevens wordt beperkt, wat verstoringen in uw bedrijfsproces verminderd en zorgt voor meer efficiëntie.
Wat kunnen wij digitaliseren:
Archieven en documenten bestaan niet altijd alleen uit papier, maar omvat verschillende soorten dragers. Hieronder een kort overzicht met welke verschillende documenten en dragers wij voor u kunnen digitaliseren:
ANALOGE ARCHIEVEN
Complete archieven, van groot tot klein. Van particulier, MKB tot multinationals, geen scanklus gaan wij uit de weg.
BOEKEN & MAGAZINES
Oude boeken, tijdschriften of magazines laten digitaliseren? Snel en eenvoudig in ieder gewenst format vereeuwigd.
DOSSIERS & DOCUMENTEN
Dossiers, documenten, bouwbestekken of andere samengestelde tekstdocumenten t/m A3 snel voor u gescand en gedigitaliseerd.
TEKENINGEN GROOTFORMAAT
Tekeningen digitaliseren, waaronder bouwtekeningen, technische tekeningen, plattegronden, wegenkaarten, kadastrale kaarten, etc. Ieder formaat is mogelijk.
Verschillende soorten dossiers:
Wij zijn erop ingericht om verschillende (bedrijfs)gevoelige dossiers te scannen en digitaliseren. Hieronder een greep uit ons verschillende mogelijkheden. Houdt er echter wel rekening mee dat er voor elke categorie aparte eisen gelden voor de bewaartermijn. Enkele zijn zelfs wettelijk verplicht, zie hiervoor Wet- & Regelgeving.
FINANCIËLE DOSSIERS
BOUWVERGUNNINGEN
PATIËNTEN/CLIËNTENDOSSIERS
PERSONEELSDOSSIERS
Onze werkwijze
Onze werkwijze is niet zomaar ontstaan. Door de nodige ervaring op het gebied van archiefdigitalisatie hebben wij inmiddels een vast stramien in onze werkzaamheden. Alleen op deze wijze kunnen wij voldoen aan de gestelde wet- & regelgeving en uw specifieke eisen.
1
INTRODUCTIE &
OFFERTE OP MAAT
Overweegt u om uw archief of documenten te laten digitaliseren? Wij maken graag een afspraak voor een kennismaking om u vervolgens een vrijblijvende offerte aan te bieden. Wij kunnen vrijwel iedere scanklus aan!
2
DISTRIBUTIE ARCHIEF OF DOCUMENTEN
Wij beschikken over een eigen koeriersdienst met eigen gekwalificeerd personeel, hierdoor kunnen wij 100% garanderen dat de vertrouwelijkheid van uw documenten gewaarborgd blijft. Snel, veilig en discreet.
3
VOORBEREIDING
SCANNING
In deze fase van het proces vindt de voorbereiding plaats van de documenten welke ingescand en gedigitaliseerd moeten worden. Denk hierbij aan het verwijderen van nietjes, paperclips, post-its, kreukels en vouwen.
4
INLEZEN &
DIGITALISATIE
Onze scanmedewerkers gebruiken de nieuwste scantechnieken en -apparaten om elke type bestand in de juiste resolutie en lay-out te digitaliseren. Vanzelfsprekend kunnen wij de documenten benoemen zoals u dat wenst.
5
AANLEVERING DIGITALE BESTANDEN
De documenten worden aangeleverd in het van te voren afgesproken format en in de juiste extentie. Op USB, Harddsisk of CD. Een exportfile voor implementatie naar uw Management Informatie Systeem is ook mogelijk.
6
RETOURNERING OF VERNIETIGING
De documenten worden na de digitalisatie in principe retour gebracht, tenzij anders is afgesproken. Wij kunnen ook zorgen voor externe opslag op een lokatie naar keuze of veilige vernietiging met een CA+ vernietigingscertificaat.
Wet- & Regelgeving
Al uw documenten worden veilig opgeslagen en personeelsleden die niet bevoegd zijn hebben geen toegang tot de opslagruimtes. Het scanproces vindt achter gesloten deuren plaats door vakkundige en gescreende medewerkers, daarnaast is ons pand elektronisch beveiligd en beschikt over een persoonsgebonden toegangscontrole.
Aangezien wij werken met persoonsgebonden gegevens, staat bij ons de AVG regelgeving bovenaan. De strenge regels die hier aan verbonden zijn worden bij ons nauwlettend in de gaten gehouden door onze projectcontrollers.
Waaraan moet u voldoen?
Aan de bewaartermijn van archieven zijn aparte regels verbonden. De termijnen kunnen variëren van 10, 7 en 5 jaar tot geen enkele bewaarverplichting. Controleer dus goed van te voren of u archiefplichtig bent! Het kan dus zomaar zijn dat na de digitalisatie, uw archief weer opgeslagen moet worden om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen.
Gecertificeerde archiefvernietiging
Indien aan de bewaarplicht is voldaan of deze is niet van toepassing voor het archief, kunnen wij na de digitalisatie zorgen voor vertrouwelijke en complete vernietiging. Na schiftelijke overeenkomst zal het archief of uw documentatie volgens de DIN 66399 norm vernietigd worden. U ontvangt hiervoor het verplichte CA+ vernietigingscertificaat.
Externe opslag i.g.v. bewaarplicht
Stond het archief u mateloos in de weg en heeft de ruimte inmiddels alweer een andere invulling gekregen, maar heeft u nog niet voldaan aan de bewaarplicht of wilt u de archiefstukken gewoon bewaren? Dat kan. Kies er dan voor om de documenten extern op te slaan. Wij kunnen u hierin vakkundig adviseren.
Over ons
Ons team bestaat uit een hechte groep specialisten met jarenlange ervaring in professionele scantechnieken. Door middel van onze geavanceerde scanapparatuur, uitgebreide software en handling bedienen we zowel kleine als grote opdrachtgevers door heel het land.
Door onze korte communicatielijnen staan we u altijd persoonlijk te woord en informeert uw eigen projectmanager u in welke fase van het scantraject het achief zich momenteel bevindt.
Scanhetarchief.nl is een merknaam van Blomsma PrintMedia in Zoetermeer. Wij zijn totaaloplosser voor digitaal drukwerk, repro, digitaliseren van archieven, printing on demand, groot formaat printen en crossmediale communicatiemiddelen. Blomsma PrintMedia werkt voor bedrijven, overheden en instellingen en doet dit al sinds 1982 met een zeer deskundig en gedreven team aan de Storkstraat 1 in Zoetermeer. Wij zijn onderdeel van de Blomsma Groep, dat met zo’n 125 medewerkers tot één van de grootste print- & signbedrijven van Nederland behoort. Dit betekent voor u dat we gemakkelijk te contacteren zijn, snel kunnen reageren, een grote capaciteit hebben, veel expertise bezitten en op de hoogte zijn van de laatste trends en ontwikkelingen op gebied van document management.
Referentieprojecten
Van persoonlijke documenten en MKB’ers tot Multinationals, wij zorgen voor uw archiefdigitalisatie. Ongeacht de branche waarin u of uw bedrijf werkzaam is. Tot nu toe hebben wij mooie projecten mogen verzorgen voor het MKB, zorginstellingen, ziekenhuizen, (sport)verenigingen en diverse gemeenten. Wij werken ook internationaal.
Benieuwd naar onze mogelijkheden? Vraag een gratis PILOT aan
Contact
Heeft u vragen over het scannen van uw archief of wilt u direct een offerte aanvragen? Vul dan onderstaand contactformulier in of neem direct contact op met één van onze medewerkers via tel: 079-3301000
of e-mail: info@scanhetarchief.nl.
